Laporan Penggunaan Teknologi Perkantoran

A. ldentifikasi Laporan Penggunaan Teknologi Perkantoran

Secara mendasar, Iaporan digunakan untuk memberi gambaran tentang apa yang terjadi (what), di mana (where), kapan (when), mengapa hal itu terjadi (why), serta siapa (who) yang bertanggung jawab terhadap kejadian tersebut. Hai-hal yang perlu diperhatikan dapat membuat Iaporan antara lain singkat dan padat, runtut atau sistematis, mudah dipahami isinya. isinya lengkap, menarik penyajiannya, tepat pada waktunya, serta berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.

1. Pengertian Laporan 

Laporan adalah sebuah bentuk dokumen atau penyajian yang berisi tentang fakta suatu keadaan atau kegiatan. Fakta yang disajikan dan dirangkai tersebut berkaitan dengan tanggung jawab yang diberikan kepada orang bersangkutan Fakta Ini berisi sebuah keterangan ataupun informasi yang didapatkan dari pengamatan atau yang dialami oleh orang yang diberi tanggung jawab. Beberapa ciri-ciri Iaporan yang baik sebagai berikut.

a. Ringkas

Dalam penulisan Iaporan hanya halhal yang bersifat pokok saja yang ditulis. Dari halhal pokok tersebut diringkas dikualifIkasikan yang berkaitan dengan tema kegiatan ataupun tugasnya. Dengan begitu penerima Iaporan dapat mengetahui langsung dengan jelas tentang ' Iaporan itu.

b. Logis

Selain ringkas, informasi Iaporan juga harus bersifat logis yang aninya semua keterangan dapat ditelusuri dengan alasan yang masuk akal.

c. Lengkap

Meskipun disusun secara ringkas bukan berarti menghilangkan poin-poin penting. Laporan yang sempurna identik dengan Iaporan yang tersusun secara lengkap dan ringkas. Untuk menyempurnakannya dengan menambahkan bibliografi dan daftar pustaka.

d. Sistematis

Ringkas logis, lengkap adalah sebagai pelengkap sistematisnya pembuatan Iaporan. Siste-E matis sendiri berarti keterangan yang dikemukakan tersusun secara rapi dan saling berkaitan.

2. Kegunaan Laporan Beberapa kegunaan dari Iaporan sebagai berikut. 

a. Sebagai sarana komunikasi vertikal
Laporan adalah sarana komunikasi atasan
dengan bawahan.

b. Sebagai alat pertanggung jawaban dan pengawasan 
Laporan adalah alat paling tepat mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang diterima bawahan. Pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fung‘si dari pejabat yang bersangkutan.

c. Memberikan informasi penting 
Laporan berisi informasi faktual, rasional, argumentatif dan objektif. Maka laporan sebagai sumber lnformasI yang penting dalam pengambilan keputusan manajerial.

d. Sebagai sarana pengambilan keputusan
Laporan memberikan informasi penting. Jadi, Iaporan dari berbagai pihak merupakan acuan bagi pemimpin untuk mengambil kebijakan.

Macam-Macam Laporan

Berbicara mengenai laporan, pada dasarnya bukan suatu hal sulit untuk membuatnya. Karena hanya perlu memahami kaidah yang berlaku agar hasil tulisan terlihat profesional dan rapi. Jenisjenis laporan dapat dikategorikan menjadi berikut.

a. Menurut bentuknya Menurut bentuknya, jenis-jenis laporan dikategorikan menjadi berikut. 
1) Laporan berbentuk formulir.
2) Laporan berbentuk surat.
3) Laporan berbentuk memorandum (memo).
4) Laporan berbentuk naskah.
5) Laporan berbentuk buku

b. Menurut cara penyampaian.
Menurut cara penyampaian, jenis-jenis laporan dikategorikan menjadi berikut.
1) Laporan tertulis yang disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.

2) Laporan lisan dilakukan haI-hal yang perlu segera disampaikan dengan tatap muka, Iewat telepon, wawancara dan sebagainya.

c. Menurut bahasa yang digunakan Menurut bahasa yang digunakan, jenis-jenis laporan dikategorikan menjadi berikut.

1) Laporan yang ditulis secara ilmiah sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat, padat. sistematis, dan logis.

2) Laporan yang ditulis secara populer menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor/lucu.

d. Menurut isinya
Menurut Isinya, jenis-jenis laporan dikategorikan menjadi berikut.
1) Laporan perjalanan, misalnya laporan wisata penjelajahan, pengembaraan dan sebagainya.

2) Laporan kegiatan misalnya pelaksanaan perkemahan pelaksanaan ujian SKU atau SKK Pramuka Garuda.

3) Laporan keuangan menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang.

B.Prosedur Penyusunan Laporan Penggunaan Teknologi Perkantoran

Kerjasama di antara atasan bawahan bisa dibina melalui komunikasi, baik komunikasi yang berbentuk Iisan maupun tulisan (laporan). Oleh sebab itu. agar laporan tersebut bisa efektif harus memiliki syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik, maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.

1. Sistematika Laporan 

Sistematika/urutan-isi laporan harus diatur sebaik-baiknya, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Tata urutan isi laporan sebagai berikut.

a. Pendahuluan

Pada bagianpendahuluan dimuat berikut.
1) Latar belakang.
2) Dasar hukum
3) Maksud dantujuan.
4) Ruanglingkupisilaporan.

b. lsi laporan

1) Jenis penggunaan.
2) Tempat dan waktu penggunaan.
3) Petugas penggunaan.
4) Persiapan dan rencana penggunaan.
5) Peserta penggunaan.

Pada bagian isi laporan dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan berikut.

6) Pelaksanaan penggunaan menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan. urutan faktanya.
7) Kesulitan dan hambatan.
8) Hasil penggunaan.
9) Kesimpulan dan saran penyempurnaan penggunaan yang akan datang

c. Penutup

Pada bagIan penutup ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan penggunaan dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan serta dengan maksud apa laporan itu dibuat.


2. Teknik Menyusun Laporan  

Beberapa tahapan dalam menyusun Iaporan menggunakan teknologi perkantoran sebagai berikut.

a. Membuat cover (sampul)

Cara membuat cover (sampul) pada aplikasi pengolah kata dapat dibuat dengan manual maupun otomatis menggunakan cover page. LangkahIangkah membuat cover menggunakan cover page yang telah tersedia di aplikasi pengolah kata sebagai berikut.

1) Klik pada menu Insert pada Pages Group klik Cover Page untuk menampilkan daftar template cover page. Selanjutnya memilih salah satu template yang diinginkan. Maka cover page secara otomatis akan ditempatkan pada halaman pertama dokumen.

2) Jika Ingin menempatkan cover page pada halaman lain, maka pada galeri klik kanan Cover Page yang dipilih lalu klik pilihan Insert at Current Document Position.

3) Setelah itu bisa mengisi field di cover page seperti judul cover, sub judui dan yang Iainnya Dalam hal ini, mengganti format juga bisa dilakukan misalnya ketebalan tulisan, mengganti warna atau ukuran tulisan. Beberapa template cover page di aplikasi pengolah kata juga bisa diganti sesuai keinginan. Prosedurnya, yaitu klik kanan pada gambar lalu pilih Change Picture. Jika tidak tersedia gambar bisa menambahkan gambar dengan cara pilih insert -> ilustration Group -> Insert Picture.

b. Membuat daftar Isi 

Daftar Isi identik dengan daftar yang memuat segala konten yang terdapat dalam laporan sehingga memudahkan pembaca untuk memahami isi dari iaporan nantinya. Daftar Isi juga menunjukkan haiaman dari setiap konten yang ada dalam iaporan tersebut. Dalam sistematika penulisan iaporan, pembuatan daftar isi mutlak dibutuhkan untuk mempermudah pembaca mencari haiaman dari bagian laporan yang diinginkan untuk dibaca. Untuk membuat daftar isi secara otomatis, Iangkah awalanya adalah harus mengetahui penggunaan formating pada aplikasi pengolah kata. Pada laporan dikenal beberapa tingkatan format berikut.

1) Judul utama/bab

Judul atau bagian utama dalam pembagian iaporan. Misalnya Bab I Bab ll, Bab Ill dan seterusnya.

2) Sub judul pertama

Judul dari suatu pembahasan yang berada satu tingkat di bawah judul utama. Misalnya sub judul pertama pada Bab l, yaitu 1.1, 1. 2, 1. 3 dan seterusnya. Sub judul pertama pada Bab II, yaitu 2. 1, 2, 2, 2, 3 dan seterusnya.

3) Sub judul kedua

Judul dari suatu pembahasan yang berada dua tingkat di bawah judul utama. Misalnya subjudul kedua pada Bab l, yaitu 1,1,1, 1,1,2, 1, 2, 1, 1, 2, 2, 1, 3, 1, 1, 3, 2 dan seterusnya. Sub judul kedua pada Bab ll, yaitu 2,1,1, 2,1, 2, 2,1, 3 dan seterusnya.

4) Sub judul ketiga

Judul dari suatu pembahasan yang berada tiga tingkat di bawah judul utama. Misalnya subjudulketiga pada Bab l, yaitu1, 1, 1, 1, 1,1,1, 2,1,1,1,3 dan seterusnya. Subjudul pertama pada Bab ll, yaitu 2, 1, 1, 1, 2, 1, 1, 2 ,2, 1, 1, 3 dan seterusnya.

Secara umum, struktur tingkatan format judul yang terdapat dalam laporan. diawali dari bab, sub judul 1, sub judul 2 dan seterusnya. Langkah selanjutnya adalah menambahkan format pada judul dan sub judul laporan yang dibuat, yaitu dengan memberikan format dalam bentuk heading.

berikutnya menambahkan format bagian bab menggunakan format heading 1 dan bagian sub judul 1 kita berikan format heading 2. Begitu seterusnya untuk.sub-sub judul berikutnya. diurutkan berdasarkan heading menggunakan aplikasi pengoiah kata. Untuk membuat daftar isi otomatis, iaporan harus dijadikan satu file mulai dari bagian kata pengantar, Bab l, Bab ll, Bab Ill sampai dengan daftar pustaka. Setelah selesai dengan pemberian format heading, Iangkah selanjutnya adalah menambahkan nomor haiaman pada iaporan, yaitu dengan menggunakan menu Insert Page Number. Hal ini dilakukan pada saai mulai meiakukan pengetikan laporan hingga selesai, atau jika iaporan iersebut sudah terlanjur selesai dikerjakan, maka tinggal mencari bagian-bagian judul dan sub judul tersebut kemudian diberikan format headingnya.